Comment HospiCallity collecte, utilise et protège les données personnelles traitées via le site et l'application, conformément au RGPD.
HospiCallity [À COMPLÉTER — dénomination sociale], [À COMPLÉTER — adresse du siège] (voir les mentions légales), est responsable du traitement des données décrites ci-dessous, à l'exception des fiches de prospection de vos propres prospects et clients (voir « Votre rôle si vous êtes un hôtel client » plus bas). Compte tenu de la taille de la société, la désignation d'un délégué à la protection des données (DPO) n'est pas obligatoire ; toute question relative à vos données peut être adressée à contact@hospicallity.com.
Lorsqu'un compte est créé pour votre établissement (nom, ville, catégorie, informations de profil hôtel, et pour chaque utilisateur : nom, email, mot de passe), ces données sont utilisées pour vous donner accès à l'application et à ses fonctionnalités de prospection. Les mots de passe ne sont jamais stockés en clair : ils sont hachés (bcrypt) avant enregistrement, si bien que même HospiCallity ne peut pas les lire. Base légale : exécution du contrat d'abonnement. Durée de conservation : pendant toute la durée du contrat, puis archivées jusqu'à 5 ans après sa fin (délai de prescription civile de droit commun, article 2224 du Code civil) pour les besoins d'une éventuelle réclamation, sauf obligation légale de conservation plus longue (documents comptables : 10 ans).
Quand vous remplissez ce formulaire, HospiCallity collecte votre nom, votre email, votre téléphone (facultatif), le nom et le site web de votre établissement (facultatifs) et votre message (facultatif), afin de vous recontacter et d'organiser une démonstration. Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD). Durée de conservation : 3 ans à compter du dernier contact si la démarche n'aboutit pas à un abonnement (délai recommandé par la CNIL pour la prospection commerciale B2B), ou pendant toute la durée du contrat en cas de souscription.
Si vous êtes un hôtel client, vous saisissez dans l'outil des informations sur vos propres prospects et clients professionnels (entreprises, agences, contacts : nom, poste, email, téléphone, ville, historique d'échanges, notes). Ces données sont hébergées par HospiCallity mais restent sous votre responsabilité : voir « Votre rôle si vous êtes un hôtel client » ci-dessous.
Quand vous renseignez le site web d'une entreprise, d'une agence ou d'un établissement (le vôtre ou celui d'un prospect), l'outil va chercher automatiquement quelques informations publiques sur ce site (nom de l'établissement, pays, code postal, ville, résumé de la page d'accueil) pour pré-remplir la fiche et nourrir la génération de messages. Aucune donnée n'est collectée sur des réseaux sociaux ou des services nécessitant une connexion (LinkedIn notamment, qui bloque techniquement ce type de récupération) : seules les pages publiques du site renseigné sont lues. Base légale : intérêt légitime (prospection commerciale B2B à partir d'informations professionnelles déjà publiques).
Pour rédiger un message de prospection personnalisé, l'outil transmet à l'API d'Anthropic (modèles Claude) les informations nécessaires : profil de votre établissement et, selon le message demandé, quelques informations sur le prospect concerné (nom, poste, historique d'échanges). Anthropic agit comme sous-traitant ultérieur pour cette seule fonctionnalité ; ces données ne sont pas utilisées par Anthropic pour entraîner ses modèles dans le cadre d'une utilisation via API. Base légale : exécution du contrat (fonctionnalité de l'abonnement) pour vos données de compte, intérêt légitime pour les données de vos prospects que vous choisissez de faire figurer dans un message généré.
Vos données ne sont jamais vendues. Elles peuvent être transmises aux seuls destinataires suivants, dans la stricte limite de ce qui est nécessaire :
Render Services, Inc. (hébergement de l'application et de la base de données), société américaine. L'application et la base de données sont hébergées dans la région de Francfort (Allemagne) : vos données sont stockées dans l'Union européenne. Render étant une société établie aux États-Unis, un accès à ces données depuis les États-Unis (par exemple pour la maintenance ou le support technique) ne peut toutefois pas être exclu. Ce transfert potentiel hors de l'Union européenne est encadré par le Data Processing Addendum de Render (version du 19 décembre 2024, disponible sur render.com/dpa), qui prévoit un transfert fondé en priorité sur le Data Privacy Framework UE-US (Render y est certifié depuis le 6 janvier 2025, vérifiable sur dataprivacyframework.gov/list) et, à défaut, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914 du 4 juin 2021). Ce DPA s'applique automatiquement du fait de la souscription aux conditions générales de Render, sans signature séparée à effectuer. Render a désigné un représentant dans l'Union européenne au titre de l'article 27 du RGPD (Osano International Compliance Services Limited, Dublin, Irlande, voir les mentions légales).
Anthropic (génération de messages par IA, voir ci-dessus), société américaine, pour cette seule fonctionnalité. Les informations transmises pour générer un message sont traitées aux États-Unis. Ce transfert hors de l'Union européenne est encadré par le Data Processing Addendum d'Anthropic (version du 24 février 2025, disponible sur anthropic.com/legal/data-processing-addendum), qui incorpore par référence les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914 du 4 juin 2021, modules 2 et 3), réputées signées par les parties. Ce DPA fait partie des conditions générales commerciales d'Anthropic et s'applique automatiquement, sans signature séparée à effectuer.
Aucun autre outil tiers ne reçoit vos données : HospiCallity n'utilise aucun outil d'analyse d'audience, de publicité ou de traceur (voir « Cookies » ci-dessous), et aucune carte bancaire n'est collectée nulle part dans l'application, l'abonnement étant facturé manuellement, hors ligne.
L'application utilise un unique cookie, strictement nécessaire à son fonctionnement : le cookie de session, qui vous permet de rester connecté d'une page à l'autre. Il est technique (httpOnly, transmis uniquement en HTTPS en production), ne sert à aucun suivi publicitaire ni statistique, expire au bout de 30 jours d'inactivité, et n'est déposé qu'après connexion à l'application (jamais sur les pages publiques du site consultées sans compte). S'agissant d'un cookie strictement nécessaire au sens de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés, aucun consentement préalable n'est requis et aucun bandeau cookies n'est affiché. La langue d'interface choisie est mémorisée dans cette même session, pas dans un cookie séparé.
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données. Pour l'exercer, écrivez à contact@hospicallity.com en précisant votre demande ; une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — cnil.fr).
Les fiches que vous créez sur vos propres prospects et clients (entreprises, agences, contacts) concernent des personnes qui n'ont pas de relation directe avec HospiCallity : vous en restez responsable de traitement au sens du RGPD, et HospiCallity agit uniquement comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour l'hébergement et le traitement technique de ces données, dans les conditions suivantes :
HospiCallity ne traite ces données que sur vos instructions (celles données via l'utilisation normale de l'outil), garantit que les personnes autorisées à y accéder sont tenues à la confidentialité, met en œuvre des mesures de sécurité appropriées (chiffrement en transit, mots de passe hachés, hébergement chez Render — voir ci-dessus), ne fait appel à d'autres sous-traitants que ceux mentionnés dans cette page (Render, Anthropic), vous assiste pour répondre aux demandes d'exercice de droits que vos propres prospects pourraient formuler, et supprime ou vous restitue ces données à la fin de votre contrat, sur demande. Ces engagements peuvent être formalisés dans un accord de sous-traitance (DPA) séparé sur demande à contact@hospicallity.com.
Il vous appartient de disposer d'une base légale pour prospecter ces personnes (en général l'intérêt légitime, pour une prospection B2B auprès de professionnels) et de respecter leurs droits RGPD.
L'application est servie exclusivement en HTTPS, les mots de passe sont hachés (bcrypt, jamais stockés en clair), le cookie de session est protégé (httpOnly, secure en production) et des en-têtes de sécurité HTTP standards sont appliqués (via la bibliothèque Helmet). L'accès aux tentatives de connexion est limité pour rendre impraticables les attaques automatisées.
Cette politique de confidentialité peut être mise à jour, notamment si de nouvelles fonctionnalités impliquant un traitement de données sont ajoutées à l'application (par exemple une newsletter, qui n'existe pas encore à ce jour). La date de dernière mise à jour figure ci-dessous.
Dernière mise à jour : [À COMPLÉTER — date de publication].